Уничтожение бухгалтерских документов проводят по истечении их срока хранения, поскольку надобность в дальнейшем сбережение пропадает, а они занимают до 80% всех бумаг в архиве. Освобождение архивов от хранящихся документов, а также их своевременная ликвидация является актуальной задачей для любого предприятия, ведущего бухгалтерский учёт.
Для законного уничтожение конфиденциальных документов, с истекшим сроком хранения, необходимо знание соответствующих законов, позволяющих проводить подобные операции, к ним, как правило, относят порядок и срок сбережения, а также допустимые методы ликвидации. Если же с юридической стороны все в порядке, то машина для уничтожения документов может помочь уничтожить важную информацию на любом виде бумажного документа.
Многие попросту сдают архивы на макулатуру, что тоже реально, но лучше уточнить эту информацию. Вы сможете найти место на странице – пункты приема макулатуры в России.
Важно знать! Минимальный срок хранения любых архивных документов должен быть не менее пяти лет.
Кодекс налогообложения РФ, гласит о том, что все бумаги:
- бухгалтерского характера;
- налогового обложения;
- свидетельства о доходах и расходах;
- об уплате налогов;
Должны сберегаться не менее 4 лет. Индивидуальные же предприниматели, могут применять УСН, они могут соблюдать эту норму, в случае если сроки неограниченные законодательством.
Ответственность за утерю или уничтожение архивных документов
Первоначально, ответственный за организацию сохранности документов, включая, их первичные учётные данные, руководитель предприятия.
Кроме этого, главный бухгалтер учреждения также должен следить за соблюдением всех правил и норм, по сбережению:
- первичных учётных документов;
- отчётности;
- регистров;
и прочих архивов, имеющих ценность или содержащих важную информацию о финансовых операциях.
- Если же документированная информация была утеряна из-за последствий стихийных бедствий, или правовых нарушений третьих лиц, например, были похищены, то этот факт должен быть зафиксирован органами правоохранительных служб.
- Утеря бумаг в случае стихийных бедствий также должна быть подтверждена сотрудниками соответствующих организаций.
- Если же уничтожение архивных документов произошло в случае пожара, органы пожарного надзора, могут представить справку, свидетельствующую о том, что документы имели место быть в помещение, где произошло возгорание.
Независимо от причины, в случае утери учётных документов, главный бухгалтер и руководитель предприятия должны в соответствии с законодательством РФ сообщить об этом в муниципальные органы, которые, назначат комиссию своим приказом, о расследование причин утери архива.
За отсутствие счетов-фактур, регистров и бухгалтерских документов предусмотрен штраф, составляющий 5000 р. – это называется налоговое правонарушение.
Преждевременная ликвидация архива с бухгалтерскими бумагами
Уничтожение бухгалтерских документов до окончания их срока хранения, считается незаконным и влечёт за собой административную ответственность. Существуют установленные законодательством РФ административные санкции, которые предусматривают наложение штрафа, на лица ответственные за комплектование, учёт и хранение архивных бумаг. Также существует порядок уничтожения документов, придерживаться которого должны все утилизирующие организации или лица занимающиеся подобной деятельностью.
Методы уничтожения и утилизации содержимого архивов
Ликвидация бухгалтерских бумаг – это довольно унифицированная процедура, состоящая из следующих этапов:
- обязательное проведение специальной комиссией экспертизы ценности;
- составление комиссией акта о сдачи дел на утилизацию;
- физическая ликвидация дел с помощью аппарата шредера, если они содержат конфиденциальную информацию, либо же их сдача на переработку в виде макулатуры.
О проведение таких процессов, нужно уведомлять налоговые государственные организации, в соответствии с законодательством России. Это регламентируется рядом законов.