Для таких целей, создают специальные экспертные комиссии, они выявляют ценность бумаг, образовавшихся в результате деятельности бухгалтерского отдела предприятия. Также они занимаются подготовкой и передачей всех бумаг в архив, на сбережение.
Экспертная комиссия
По правилам, уничтожения документов, экспертная комиссия должна утверждаться руководством организации, а в её состав должны входить специалисты, работающие в структуре этого учреждения. Они уполномочены принимать следующие решения:
- определять ценность документов;
- срок сбережения бухгалтерских бумаг;
- методы утилизации;
все подобные вопросы решают люди, состоящие в такой комиссии.
В случае же, если компания (не являющаяся государственной организацией) была ликвидирована, порядок уничтожения документов также зависит от экспертной комиссии, которую необходимо создать. В таком случае требуется выполнение следующих действий:
- предварительной экспертизы;
- упорядочивания всех папок;
- передачи на размещение в муниципальный архив;
- определение сроков их пребывания в картотеке;
- последующая утилизация.
Организации, которые не состоят в государственном архиве
Стоит отметить, что существуют компании или предприятия, которые не состоят в обществе муниципального архива. То есть не являющееся источником комплектования данной картотеке. Уничтожают такие организации любую бухгалтерскую макулатуру, без передачи информации о проделанных работах, соответствующим органам. По истечении их срока сбережения.
Работа экспертной комиссии
Работа комиссии заключается в том, чтобы после проведённой экспертизы ценности документов, подготовить акт о сдаче их на утилизацию. В список такой макулатуры, попадают лишь, те у которых истёк срок сбережения, все прочие, должны пребывать в муниципальном архиве, лишь по истечении своего срока, они могут быть уничтожены.
Единой формы порядка уничтожения бухгалтерских документов нет, но существует акт об уничтожении документов, согласно которому, организация обязана разработать и утвердить его. Такой акт разрабатывается в индивидуальной форме, в нём присутствуют в обязательном порядке все реквизиты, согласно закону «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей».
Важно знать!
Если за условленный период документы не подвергались инвентаризации, то утилизировать их запрещено. Также в таком случае период сбережения берёт своё начало с 1 января следующего года, после составления или принятия к учёту всех данных.
Оперативное уничтожение
В случае возникновения необходимости проведения оперативного уничтожения бумаг, необходимо обращаться за помощью к профессиональным, высококвалифицированным архивистам. С помощью подобных специалистов можно освободить бухгалтера от работы, выходящей за рамки его обязанностей, а, главное, предотвратить возможность добавления на утилизацию не соответствующей по периоду сохранности папки. Также вся ответственность за какие-либо нарушения, полностью будет лежать на сотрудниках подобных вспомогательных служб. Так как они получают полный доступ ко всем имеющимся макулатурным собраниям, за прошедший период, кроме этого, они обязаны соблюдать конфиденциальность, по поводу содержания всей имеющейся информации в бухгалтерских делах.
Не забудьте почитать информацию о том какая категория помещений по пожарной опасности.
Административная ответственность за несоблюдение правил по уничтожению документов
Также стоит отметить, что, несмотря на разнообразие в вариантах подготовки, отбора и утилизации бумаг, выполнение последней процедуры, без соблюдения временного периода на эксплуатацию, приравнивается их потери, а, значит, и соответственно карается. Нарушение правил, влечёт за собой административную ответственность, а также наложение штрафа, за несоблюдение правил обращения с бухгалтерскими бумагами.