При этом существуют нормативы, по которым уничтожение архивных документов должно быть только физического характера, также, под такую категорию могут подходить лишь бумаги, хранящиеся положенный срок. Сама же процедура ликвидации, может проходить, как на территории где размещён архив, так и с привлечением посторонних специалистов уже на их площадке. Все зависит от объёма и веса.
Способы уничтожения
Существует множество способов избавиться от ненужных бумаг, их можно сдать на макулатуру, тем самым принести прибыль компании, но если они содержат конфиденциальную информацию, то их ликвидация должна гарантировать сохранность всех хранящихся данных. В таком случае, уничтожить документы неподлежащие хранению лучше следующими методами:
- измельчить их руками – очень трудоёмкий и непрактичный процесс;
- использовать шредер – машинка для уничтожения документов;
- сжечь – данный способ должен применяться только при условии соблюдения пожарной безопасности, а также под наблюдением ответственного лица.
Какой выбор сделать, зависит в первую очередь от объёма архивных папок, к примеру, если их не более десяти штук, то нет смысла покупать шредер, можно выделить одного сотрудника, и он справится с поставленной задачей за несколько часов.
Второй метод позволит уничтожить документы на месте, также он будет выгоден в предприятиях, которые регулярно нуждаются в услугах подобного аппарата, со временем он даже окупит затраты, и его можно сдавать в аренду.
Если же содержимого бухгалтерского архива накопилось столько, что понадобится не один шредер и несколько дней, конечно, можно уничтожить документы и дела с помощью последнего варианта. Но так как он опасен, к нему лучше относится очень серьёзно, и пригласить команду пожарных для предварительной консультации или помощи в случае возникновения возгорания в непредвиденных местах.
В любом случае, порядок уничтожения бухгалтерских документов в организации, где они образовались, это лишь половина дела, поскольку после этого нужно составить отдельный акт, в определённой форме. Образец акта можно увидеть на нашем сайте.
Данный акт передаётся в специальную организацию, где оформляют приемо-сдаточную накладную. Лишь после этого дело можно считать оконченным, а, главное, оно будет законным. Образец акта об уничтожении документов также можно найти на нашем сайте.