Поскольку физически невозможно сохранять все бумаги, собранные в архивах, существуют нормативы, согласно которым определяется срок хранения любых отчётов или резюме, независимо от их содержания, после окончания периода отведённого на сохранность, они уничтожаются как макулатура.
Порядок подготовки к ликвидации
Согласно законодательству России, уничтожение конфиденциальных документов должно проводиться лишь после уведомления об этом муниципальных служб, если это частное предприятие.
На государственных же учреждениях именно эти службы отвечают за хранение архивов и их утилизацию, по истечении срока годности.
Также перед сдачей на ликвидацию все архивные папки, подвергают инвентаризации для предотвращения попадания бумаг действующего периода. Такая процедура проводится во всех организациях, сдающих архивы на ликвидацию специальной комиссией, состоящей минимум из трёх человек. Её члены составляют подробный каталог с перечнем:
- наименований;
- количеством страниц;
- рисунков;
- схем;
- вкладок;
- подшивок;
- серийных номеров;
- приложений.
Уничтожение секретных документов может проводиться как на территории организации, специальными службами, с помощью шредеров или химических веществ, так и на подготовленных площадках. Как правило, этим занимаются сотрудники предприятий, если используется уничтожение документов шредером или же представили компаний по ликвидации важных бумаг, в присутствии назначенной ранее комиссии. Но в любом случае нужно изучить пример акта на уничтожение документов и составить такой же. Непосредственно перед началом процедуры, все контейнеры вскрываются и сверяются все данные с каталога, с содержимым.